Хотите заработать в общепите больше?

5 метрик для ресторатора, чтобы найти убытки в закупках

Время чтения: 12 минут

Нет времени читать?
Отправим статью на почту

Чтобы контролировать работу кафе или ресторана, используют системы учета для общепита — например, iiko, r-keeper и другие. С их помощью можно формировать отчеты по всем процессам — это помогает обнаружить, на каком этапе есть резервы, и найти точки роста. В статье расскажем про АВС-анализ продуктов и перечислим метрики, по которым стоит контролировать отдел закупок.

Что проверить в первую очередь

Рестораны теряют прибыль на закупках на всех этапах:

При первой закупке продукта. Закупают где удобно, а не где лучше цена.
При повторных закупках. Сразу принимают цену в прайсе, не торгуются и не контролируют ее повышение. Еще хуже, когда недобросовестный работник вступает в сговор с поставщиком и завышает цену.
При учете. Сотрудники составляют акты переработки или приходуют накладные с намеренными ошибками. Так может появиться фиктивный излишек, который затем пройдет мимо кассы.
При хранении. Без контроля объема закупок часть продуктов портится на складе.

Чтобы контролировать работу кафе или ресторана, используют системы учета для общепита — например, iiko, r-keeper и другие. С их помощью можно формировать отчеты по всем процессам — это помогает обнаружить, на каком этапе есть резервы, и найти точки роста. В статье расскажем про АВС-анализ продуктов и перечислим метрики, по которым стоит контролировать отдел закупок.

Что проверить в первую очередь

Рестораны теряют прибыль на закупках на всех этапах:

При первой закупке продукта. Закупают где удобно, а не где лучше цена.
При повторных закупках. Сразу принимают цену в прайсе, не торгуются и не контролируют ее повышение. Еще хуже, когда недобросовестный работник вступает в сговор с поставщиком и завышает цену.
При учете. Сотрудники составляют акты переработки или приходуют накладные с намеренными ошибками. Так может появиться фиктивный излишек, который затем пройдет мимо кассы.
При хранении. Без контроля объема закупок часть продуктов портится на складе.

Потери можно снизить, если наладить оперативный контроль и анализировать закупки. Чтобы сформировать метрики для контроля и удостовериться, что деньги в закупках не утекают, понадобятся отчеты: по поставщикам и по закупкам. На основании отчетов проводят АВС-анализ.

Так выглядит отчет по поставщикам. Его формируют из программы учета

Продукты ранжируют по системе АВС — это три группы по важности: А = 50%, В = 30%, С = 20%. Для этого:

Формируют отчет по закупкам каждой позиции за нужный период — например, месяц.
Сортируют по убыванию сумм закупок на каждую позицию и по убыванию объема (то есть количества товара).
Ранжируют продукты из этих списков на группы А, В и С.

Группы показывают, какие продукты предприятие закупает в большем объеме — они войдут в группы, А и В, на них ресторан тратит 80% оборотных средств. Эти продукты анализируют и контролируют в первую очередь.

На примере отчет отфильтровали по сумме затрат. Аналогичным способом формируют группы А, В и С по объему — колонка «Количество в килограммах»

Какие метрики используют при анализе

Собранные отчеты анализируют и принимают решения. Проанализировать закупки можно по пяти метрикам:

изменение цен по позициям,
объемы закупок в килограммах по позициям,
объемы закупок в рублях по поставщикам,
оборот закупок в рублях за выбранный период,
качество работы сотрудников, занятых закупками.

1. Изменение цен по позициям

Контроль цены по позициям помогает:

вовремя увидеть рыночное повышение цен на продукты, чтобы не работать в убыток;
исключить обман или невнимательность сотрудников или поставщика.

Еженедельно проверяют группы, А и В из АВС-анализа продуктов. И раз в месяц — всю номенклатуру продуктов. Если цена выросла — выясняют почему.

Вот основные причины.

— Повышение рыночной цены. Например, в два раза подорожал редис. В этом случае нужно решить: выводить блюда с редисом из меню, искать цену ниже или заменить редис на другой ингредиент.

— Злоупотребление или ошибка персонала. Иногда сотрудники получают откаты поставщика или сговариваются друг с другом и меняют цену/количество товара, когда приходуют в программу учета. В этом случае цена в учетной системе будет выше рыночной.

— Злоупотребление или ошибка поставщика. Возможно, менеджер поставщика забыл вовремя отправить прайс-лист с изменениями. Или не выслал намеренно. Надо связаться с поставщиком и решить, сотрудничать дальше или искать другого партнера.

2. Объемы закупок в килограммах (штуках) по позициям

Контроль объемов закупок помогает:

исключить перезатарку;
уменьшить списания по сроку годности;
выявить халтуру сотрудников или поставщика.

При АВС-анализе по объемам закупок каждой позиции в группы, А и В попадут продукты, которые ресторан получает в наибольшем количестве. По логике: чем больше продают, тем больше закупают. Но такая взаимосвязь не всегда работает, поэтому еще надо проверить нормы списания, складских остатков и условия работы с поставщиками.

— Списания. Обычно продукты списывают по уважительной причине. Но если списывают слишком часто или в больших количествах — возможно, это ошибки организации закупок или персонал злоупотребляет списаниями.

— Условия работы с поставщиком этого продукта. Иногда поставщик требует отгрузки больших партий товара. Если цена устраивает, есть склады для хранения и график платежей подходящий — проблем нет. В других случаях ресторан теряет деньги на перезатарке. Нужно менять условия сотрудничества или поставщика.

— Складские остатки. Если на складе хранится товарный запас продукта еще на неделю, а накладную на новую партию уже оплатили — значит, закупки организованы неправильно.

Для управления складскими остатками используют инструмент — коэффициент оборачиваемости товарных запасов (сокращенно КОЗ). КОЗ уменьшает оборотные средства, складские остатки и списания, сохраняя объем продаж.

КОЗ рассчитывают отдельно на блюда и напитки по формуле:

Какие метрики используют при анализе

Собранные отчеты анализируют и принимают решения. Проанализировать закупки можно по пяти метрикам:

изменение цен по позициям,
объемы закупок в килограммах по позициям,
объемы закупок в рублях по поставщикам,
оборот закупок в рублях за выбранный период,
качество работы сотрудников, занятых закупками.

1. Изменение цен по позициям

Контроль цены по позициям помогает:

вовремя увидеть рыночное повышение цен на продукты, чтобы не работать в убыток;
исключить обман или невнимательность сотрудников или поставщика.

Еженедельно проверяют группы, А и В из АВС-анализа продуктов. И раз в месяц — всю номенклатуру продуктов. Если цена выросла — выясняют почему.

Вот основные причины.

— Повышение рыночной цены. Например, в два раза подорожал редис. В этом случае нужно решить: выводить блюда с редисом из меню, искать цену ниже или заменить редис на другой ингредиент.

— Злоупотребление или ошибка персонала. Иногда сотрудники получают откаты поставщика или сговариваются друг с другом и меняют цену/количество товара, когда приходуют в программу учета. В этом случае цена в учетной системе будет выше рыночной.

— Злоупотребление или ошибка поставщика. Возможно, менеджер поставщика забыл вовремя отправить прайс-лист с изменениями. Или не выслал намеренно. Надо связаться с поставщиком и решить, сотрудничать дальше или искать другого партнера.

2. Объемы закупок в килограммах (штуках) по позициям

Контроль объемов закупок помогает:

исключить перезатарку;
уменьшить списания по сроку годности;
выявить халтуру сотрудников или поставщика.

При АВС-анализе по объемам закупок каждой позиции в группы, А и В попадут продукты, которые ресторан получает в наибольшем количестве. По логике: чем больше продают, тем больше закупают. Но такая взаимосвязь не всегда работает, поэтому еще надо проверить нормы списания, складских остатков и условия работы с поставщиками.

— Списания. Обычно продукты списывают по уважительной причине. Но если списывают слишком часто или в больших количествах — возможно, это ошибки организации закупок или персонал злоупотребляет списаниями.

— Условия работы с поставщиком этого продукта. Иногда поставщик требует отгрузки больших партий товара. Если цена устраивает, есть склады для хранения и график платежей подходящий — проблем нет. В других случаях ресторан теряет деньги на перезатарке. Нужно менять условия сотрудничества или поставщика.

— Складские остатки. Если на складе хранится товарный запас продукта еще на неделю, а накладную на новую партию уже оплатили — значит, закупки организованы неправильно.

Для управления складскими остатками используют инструмент — коэффициент оборачиваемости товарных запасов (сокращенно КОЗ). КОЗ уменьшает оборотные средства, складские остатки и списания, сохраняя объем продаж.

КОЗ рассчитывают отдельно на блюда и напитки по формуле:

себестоимость реализованной продукции /
((остаток на начало + остаток на конец) / 2)

Эти суммы берут из оборотно-сальдовой ведомости.

Пример расчета коэффициента оборачиваемости товарных запасов. КОЗ равен трем — это значит, что деньги в товаре за месяц обернулись три раза

Чем выше КОЗ, тем выше финансовая устойчивость ресторана. В норме КОЗ должен быть равен 15. При таком показателе продуктов хватает на 2 дня работы. Исключена ситуация, что на складе хранится долгосрочный товар на ближайшие полгода, но при этом не хватает денег на ежедневную закупку скоропорта.

3. Объемы закупок в рублях по поставщикам

Контроль объемов по поставщикам помогает понять:

не закупает ли ресторан выше рынка;
у кого пора просить скидку;
с кем можно прекратить сотрудничество.

Эту метрику смотрят в АВС-анализе поставщиков. Она поможет понять, почему у одного поставщика закупки на большие суммы, а от другого с такими же товарами — поступлений нет.

Чтобы разобраться в причинах, нужно:

Выбрать всех поставщиков, кто продает продукты группы А.
Сравнить цены.
Определить, в какой группе находится поставщик с самой выгодной ценой на каждый товар. Если в группе, А — порядок. Если ресторан по какой-то причине не покупает у поставщика с меньшей ценой — выяснить причину. Возможно, товар не подходит под стандарты ресторана. Или сотрудник с поставщиком обманывают руководителя ресторана.

С поставщиками из группы, А — теми, кому ресторан перечисляет больше всего денег — можно договариваться о скидке.

4. Оборот закупок в рублях за период

Нужно знать, на какие суммы и как часто в ресторан поступают накладные в течение месяца. Тогда будет проще:

планировать платежи и избегать кассовых разрывов;
не платить лишние проценты, если есть кредиты;
управлять складскими остатками.

Здесь анализируем, на какие числа месяца придутся платежи по накладным. Это нужно, чтобы распределить деньги и на другие обязательные платежи: аренду, зарплату, налоги. Если есть кредиты, то можно сместить графики, иначе в один период деньги будут скапливаться, а в другой — их будет не хватать.

Полезно проследить эту метрику поквартально. Так может выясниться, что накладные на крупные суммы приходят скопом по повторяющейся схеме. Иногда это недоработка отдела закупок — либо деньги замораживают в товаре, либо такая схема нарушает графики платежей ресторана. Лучше оперативно закупать небольшие партии, чтобы не хранить продукты на складе.

5. Качество работы сотрудников, занятых в закупках

Цена на продукты может меняться по причинам, которые не зависят от ресторана. Но руководителю надо понимать, ответственно ли сотрудники выполняют свою работу. Для контроля исполнительности персонала устанавливают KPI. Они помогают:

показывать сотрудникам результат их работы в цифрах и измеримых показателях, а не общими словами;
получать ожидаемые финансовые показатели — например, по наценке;
контролировать работу дистанционно.

Вот варианты KPI по закупкам.

— Средняя цена на определенные продукты в течение месяца. Нужно выдать сотрудникам внутренний прейскурант по ценам — так они смогут правильно выбирать поставщиков.

— Объем закупок по определенному поставщику. Некоторые поставщики дают бонусы за объем закупок, и для ресторана важно получить нужный объем за период. Закупщики должны знать о таких договоренностях и контролировать процесс.

— Коэффициент оборачиваемости запасов. Если ранее этот показатель в учете не использовали, вывести его на нужный уровень за один месяц не получится. Но можно определить КОЗ в настоящий момент и далее увеличивать его ежемесячно, пока не дойдет до нормы, которая устроит руководителя.

Проблемы при анализе

Анализ закупок и подготовка метрик для него — дополнительная нагрузка для бухгалтерии и других служб предприятия. По качеству и скорости ее выполнения можно оценить качество их работы.

Когда руководитель анализирует закупки, то может столкнуться со сложностями на разных этапах. Например:

1. Анализ занимает много времени.

Скорее всего, придется ждать, пока бухгалтер оприходует все товары, проведет реализацию в системе и сформирует нужные данные. Результатом станет стопка бумажных отчетов или куча электронных табличек. Потребуется много времени, чтобы сопоставить данные и потом проанализировать.

2. Нельзя оценить работу поставщика.

Возможно, ресторан выполняет требования поставщика по объемам, чтобы получить цену ниже, но на самом деле это невыгодно. Или, например, по отчетам не видно, что поставщик регулярно делает недовоз или срывает сроки, а ресторан в это время теряет деньги.

3. Кто-то из сотрудников вредит ресторану.

Например, получает откаты, делает подмену накладных, меняет данные в ТТК или корректирует цены вручную. Только непонятно, кто именно это делает.

Если подготовка данных и анализ отнимают слишком много времени, наладить полноценный контроль не получится. Руководитель должен получать метрики оперативно и в удобном для анализа формате — с помощью подходящего программного приложения.

Как упростить анализ закупок

Если автоматизировать закупки и отчеты с помощью облачных систем, руководитель может контролировать все дистанционно и оперативно. Для этого используют специальное приложение — MixCart.

С приложением не нужно вручную сопоставлять бухгалтерские отчеты и выписывать из них данные. При этом аналитические метрики — изменение цены по позициям, объемы по поставщикам, объемы закупок по массе и деньгам — можно отслеживать в реальном времени. Как только сотрудники примут товар — данные появятся в личном кабинете и их можно будет увидеть на экране смартфона.

Важно, что MixCart показывает полный жизненный цикл заказов. Эта функция позволяет убедиться, что:

откатов не брали;
все купили, ничего не забыли;
перезатарки не будет;
мониторинг провели, лучшую цену выбрали;
вычерки сделали на этапе заказа, а не по факту приемки;
товары оприходовали быстро и без ошибок.

Задача MixCart — вернуть ваши деньги в оборот через автоматизацию процесса закупок. Чтобы не хранить на складе лишнюю продукцию, а заказывать только то, что нужно, и по лучшей цене.

Листайте ниже, чтобы оставить заявку на звонок менеджера.

Консультант статьи

Амина Фатуллаева,
ресторатор и антикризисный управляющий

MixCart позволяет
сэкономить на закупках до 30%

Оставьте заявку, чтобы узнать об инструментах автоматизации закупок.

Нажимая кнопку «Оставить заявку» я даю согласие на обработку персональных данных. Политика обработки персональных данных MixCart

Смотрите также